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Wie wird verfahren, wenn beim selben Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung unter mehreren Personalnummern erfolgt ist?

Lohnsteuerlich gilt der Grundsatz des einheitlichen Dienstverhältnisses mit der Folge, dass die Lohnsteuer für sämtliche vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Bezüge einheitlich und nach denselben Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu erheben ist. Daher kann der Arbeitgeber im ELStAM-Verfahren für einen Arbeitnehmer nur ein Dienstverhältnis anmelden und ELStAM abrufen. Gemäß der Sonderregelung in § 39e Abs. 5a EStG darf der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter bei Zahlung verschiedenartiger Lohnbezüge die Lohnsteuer für den zweiten und jeden weiteren Bezug ohne Abruf weiterer Lohnsteuerabzugsmerkmale nach der Steuerklasse VI einbehalten.

Verschiedenartige Bezüge liegen vor (abschließende Aufzählung), wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber

1. neben dem Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis auch Versorgungsbezüge erhält,
2. neben Versorgungsbezügen aus seinem früheren Dienstverhältnis auch andere Versorgungsbezüge (z. B. Hinterbliebenenbezüge) bezieht oder
3. neben Arbeitslohn während der Elternzeit oder vergleichbaren Unterbrechungszeiten des aktiven Dienstverhältnisses auch Arbeitslohn für ein weiteres befristetes aktives Dienstverhältnis (z. B. Arbeitslohn für eine Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit) erhält.

Bei Anwendung der Sonderregelung sind die Bezüge bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres nicht zusammenzufassen. Entsprechend ist für jeden der abgerechneten Bezüge eine Papierbescheinigung zu erstellen und an die Finanzverwaltung zu übermitteln. 

Erhält der Arbeitgeber zu jedem Jahreswechsel automatisch ELStAM?

Nach der Anmeldung eines Arbeitsverhältnisses im ELStAM-Verfahren werden dem Arbeitgeber weitere ELStAM nur dann mitgeteilt, wenn sich Änderungen gegenüber den ELStAM aus der Anmeldebestätigungsliste ergeben haben. Diese geänderten ELStAM werden dem Arbeitgeber unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt. Über geänderte ELStAM ihrer Arbeitnehmer werden Arbeitgeber monatlich informiert. Dies erfolgt über die Bereitstellung von sogenannten Monatslisten. Die Monatslisten werden laufend von 01-12 nummeriert. Die Bereitstellung der Monatslisten erfolgt immer einige Tage nach Ablauf eines Monats, also z. B. für den Monat Mai (Liste Nr. 5) Anfang Juni.

Für den Jahreswechsel gelten folgende Besonderheiten:

Änderungen, die im Laufe des Jahres (bis einschließlich Oktober) aufgezeichnet werden und ihre Gültigkeit ab Beginn des Folgejahres entfalten, werden in der Monatsliste Oktober mitgeteilt. Dies gilt z. B. bei

• Steuerklassenänderung wegen dauernder Trennung,
• Wegfall des Kinderfreibetrags wegen Volljährigkeit,.

Änderungen, die im November oder Dezember des laufenden Jahres aufgezeichnet werden und eine Gültigkeit ab Beginn des Folgejahres entfalten, werden in der Monatsliste November oder Dezember mitgeteilt. 

Wie erhält der Arbeitgeber die für den ELStAM-Abruf erforderliche IdNr. des Arbeitnehmers?

Die IdNr. kann der Arbeitgeber ausschließlich vom Arbeitnehmer erhalten. Eine Anforderung der IdNr. durch den Arbeitgeber (z.B. beim Finanzamt) ist aus datenschutzrechtlichen Gründen grundsätzlich nicht möglich. Sofern bereits eine IdNr. vergeben wurde, kann der Arbeitgeber (bei Nachweis der entsprechenden Legitimation/Vollmacht) im Namen seines Arbeitnehmers eine Anfrage bei dem zuständigen Finanzamt stellen, § 39 Abs. 3 Satz 3 und 4 EStG. 

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte?

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse VI ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn ein Arbeitnehmer keine IdNr. erhalten hat oder ihm diese nicht bekannt ist?

Der Arbeitgeber ist für eine fehlende IdNr. des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Der Arbeitnehmer muss die IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Auch der Arbeitgeber kann eine Anfrage im Namen seines Arbeitnehmers (Vollmacht) bei dem zuständigen Finanzamt stellen. Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, hat der Arbeitgeber bis zu drei Monate die Möglichkeit die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden (§ 39c Abs. 1 Satz 2 EStG). Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Alternativ kann der Arbeitnehmer eine durch das Finanzamt ausgestellte Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39e Abs. 8 EStG) vorlegen.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde?

Für alle Bürger, die in Deutschland gemeldet sind, wurde eine IdNr. vergeben. Im Falle eines Zuzugs aus dem Ausland ist deshalb zur Vergabe einer IdNr. die Anmeldung bei der Meldebehörde zwingend erforderlich. Ist dem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine IdNr. zugeteilt worden, stellt das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (§ 39e Abs. 8 EStG). Auch für Bürger, die nicht in Deutschland meldepflichtig sind, die aber aufgrund eines konkreten steuerlichen Anlasses eine IdNr. benötigten (z.B. Grenzpendler), wird durch das zuständige Finanzamt eine IdNr vergeben, mit der am ELStAM-Verfahren teilgenommen werden kann. Der Abruf der ELStAM ist bei nicht in Deutschland meldepflichtigen Personen jedoch aktuell aktuell nur bei beschränkt Steuerpflichtigen nach § 1 Abs. 4 EStG, die keinen Freibetrag beantragen, möglich. In allen anderen Fällen erhalten diese nicht meldepflichtigen Arbeitnehmer vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt (§ 41 Abs. 2 EStG) auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Abs. 1 Satz 2 EStG) mit den zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen. 

Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)?

Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) – umgangssprachlich auch als Steuer-ID bezeichnet – ist eine bundeseinheitliche, eindeutige und lebenslang gültige Identifikationsnummer. Sie dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und findet ihre gesetzliche Grundlage in §§ 139a, 139b der Abgabenordnung.

Welche Daten umfassen die ELStAM?

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Die ELStAM setzen sich aus folgenden Merkmalen zusammen:

• Steuerklasse,
• Faktor (bei Steuerklasse IV),
• Kirchensteuermerkmal, - ggf. Kirchensteuermerkmal des Ehegatten bzw. Lebenspartners,
• Zahl der Kinderfreibeträge,
• Frei- und Hinzurechnungsbetrag.

In späteren Ausbaustufen werden hinzukommen:

• auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und PflegePflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten
• auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung über nach DBA steuerfreien Arbeitslohn

Welche Religionen werden bei den ELStAM berücksichtigt?

Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur dann Kirchensteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, wenn für die Religionsgemeinschaft im Bundesland, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, Kirchensteuer erhoben wird.

Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt?

Die ELStAM werden dem Arbeitgeber spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind?

Nein, der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden. Auf die Anzeigepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt nach § 41c Abs. 4 EStG wird hingewiesen.

Der Arbeitnehmer ist verstorben. Bekommt der Arbeitgeber dies durch die ELStAM-Datenbank mitgeteilt?

Nein, der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Danach erhält der Arbeitgeber bei Abruf der nächsten Änderungsliste einen Verfahrenshinweis, der ihn informiert, dass keine Abrufberechtigung mehr ab dem 01. des Folgemonats besteht. Aus dem Text dieses Hinweises kann aus Gründen des Datenschutzes kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden.

Wie schnell werden geänderte ELStAM bereitgestellt?

Ergeben sich innerhalb eines Kalendermonats Änderungen mit Gültigkeit ab dem 01. des Folgemonats, werden diese in einer Monatsliste am letzten Werktag des Monats nach 24 Uhr von der ELStAM-Datenbank zusammengefasst und dem Arbeitgeber im Regelfall bis zum 5. Werktag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Änderungsliste zu erkundigen.

Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Bruttoliste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Bruttoliste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hat. Die Bruttoliste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers (§ 41 Abs. 2 EStG) beantragt werden.

Werde ich über bereitgestellte Monatslisten informiert?

Da sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer in einer Vielzahl von Fällen nicht in jedem Monat ändern, hat die Finanzverwaltung einen Mitteilungsservice eingerichtet. Zur Nutzung dieses Mitteilungsverfahrens kann der Arbeitgeber auf der Internetseite www.elster.de unter „Mein ELSTER“ („Mein Benutzerkonto“ - „Meine Einstellungen“) auswählen, per E-Mail über die Bereitstellung von Änderungen informiert zu werden. Es wird nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber nur in den Fällen ELStAM anfragt und abruft, in denen er durch den E-Mail-Mitteilungsservice erfährt, dass sich für den Lohnzahlungszeitraum Änderungen bei den ELStAM seiner Arbeitnehmer ergeben haben.

Kann sich ein Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmelden, wenn der bisherige 9 Hauptarbeitgeber das von ihm angemeldete Arbeitsverhältnis noch nicht abgemeldet hat?

Ja, grundsätzlich erhält immer der zuletzt anmeldende Arbeitgeber die Eigenschaft des Hauptarbeitgebers. Der vorherige Arbeitgeber wird durch die Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber. Wenn sich der neue Arbeitgeber innerhalb von sechs Wochen (Kulanzfrist) nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die ELStAM mit Steuerklasse I-V rückwirkend zum Referenzdatum. Bei Anmeldung nach Ablauf der Kulanzfrist erhält der neue Hauptarbeitgeber die ELStAM mit Steuerklasse I – V erst ab dem Tag des Eingangs der Anmeldung bei ELStAM. Für den Zeitraum zwischen dem Referenzdatum und dem Datum des Dateneingangs werden dem Arbeitgeber keine ELStAM bereitgestellt. Für diesen Zeitraum hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten.

Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber zwar die IdNr. aber nicht den Tag der Geburt mitteilen. Können trotzdem ELStAM abgerufen werden?

Nein, eine IdNr. wurde nur vergeben, wenn offizielle Dokumente mit Ausweis des Geburtsdatums (z.B. Personalausweis) vorliegen. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank kann nur mit dem darin ausgewiesenen Datum erfolgen. Dies kann ggf. auch ein nur teilweise bekanntes oder vollständig unbekanntes Geburtsdatum sein, z.B. 00.MM.JJJJ, wenn der Tag der Geburt nicht genau feststeht.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an und der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer noch nicht abgemeldet. Mit welcher Gültigkeit bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Wenn der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die familiengerechten ELStAM rückwirkend zum Referenzdatum. Bei einer späteren Anmeldung erhält der aktuelle Hauptarbeitgeber die familiengerechten ELStAM erst ab dem Tag des Eingangs der Anmeldung. Bis dahin hat er die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten. Der vorherige Arbeitgeber wird in beiden Fällen mit der Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber.

Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse VI (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll?

Ja, die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, deren Arbeitslohn individuell lohnversteuert werden soll. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse aus einer Nebenbeschäftigung eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich. Hinweis: Lediglich geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) oder nach anderen Vorschriften des §40a EStG pauschal lohnversteuerte Arbeitnehmer müssen nicht im ELStAM-Verfahren angemeldet werden.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet?

Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Weitere Anmeldungen werden mit einem Verfahrenshinweis zurückgewiesen. Außerdem dürfen die Anmeldelisten keine IdNr. doppelt/mehrfach enthalten, da dies ansonsten bei der Anmeldung zu einer Abweisung der gesamten Anmeldeliste führt. Die verursachenden IdNrn. werden im Verfahrenshinweis explizit benannt.

Wie kann ein Arbeitgeber eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen?

Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums wieder abmelden.

Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist?

Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Dienstverhältnisses laufenden Arbeitslohn (R 39b.2 Abs. 1 LStR), sind der Besteuerung die ELStAM zum Ende des Lohnzahlungszeitraums zugrunde zu legen, für den die Nachzahlung erfolgt (R 39b.5 Abs. 1 Satz 3 LStR). Eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung ist insoweit nicht erforderlich.

Handelt es sich dagegen um sonstige Bezüge (R 39b.2 Absatz 2 LStR), sind für die Besteuerung die ELStAM zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses des sonstigen Bezugs maßgebend (R 39b.6 Abs. 3 Satz 1 LStR). Der Arbeitgeber muss daher den Arbeitnehmer erneut bei der Finanzverwaltung anmelden. Dazu sollte er sich mit dem Arbeitnehmer abstimmen, ob die Anmeldung für die Arbeitslohnnachzahlung als Hauptarbeitsverhältnis (für Steuerklasse I bis V) oder als Nebenarbeitsverhältnis (für Steuerklasse VI) vorgenommen werden soll. Unterlässt der Arbeitgeber in diesem Fall die Anmeldung, obwohl ihm die hierzu erforderlichen Angaben des Arbeitnehmers vorliegen und der Anmeldung keine technischen Hinderungsgründe gemäß § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG entgegenstehen, ist der Steuerabzug nach der Steuerklasse VI vorzunehmen.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Was ist zu beachten?

Der Lohnsteuerabzug ist nach Steuerklasse VI durchzuführen, wenn der Arbeitnehmer eine Zugriffsbeschränkung für Arbeitgeber (Abrufsperre) beantragt hat (§ 39e Abs. 6 Satz 8 EStG). Sofern die Sperrung des Arbeitgeberabrufs nicht vom Arbeitnehmer beantragt wurde, sollte der Arbeitgeber Rücksprache mit dem Arbeitnehmer halten, damit dieser den Grund für die fehlende Anmeldeberechtigung mit dem für ihn zuständigen Finanzamt aufklären kann. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ersatzweise eine von der Finanzverwaltung ausgestellte Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, sind die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Wann kann ich den Arbeitnehmer in der ELStAMDatenbank anmelden?

Erfolgte die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch den Arbeitgeber, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu kann der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ein Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung aushändigen. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM abzurufen.

Der Arbeitgeber meldet sich versehentlich als Hauptarbeitgeber im ELStAM-Verfahren an, obwohl er nur Nebenarbeitgeber ist und bekommt die Steuerklasse I-V übermittelt. Wie kann die fehlerhafte Anmeldung korrigiert werden?

Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine entsprechende fälschliche Anmeldung eines Hauptarbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums (refDatumAG) wieder abmelden und anschließend die Anmeldung eines Nebenarbeitsverhältnisses vornehmen. Auch der zutreffende aktuelle Hauptarbeitgeber muss tätig werden. Er hat den Arbeitnehmer unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend abzumelden und eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten als Hauptarbeitgeber vorzunehmen. Ohne vorherige Abmeldung durch den falschen Hauptarbeitgeber ist eine rückwirkende Anmeldung des aktuellen 11 Hauptarbeitgebers nur innerhalb der Sechs-Wochen-Frist (sogenannte Kulanzfrist) möglich. Wird diese Frist überschritten, erhält er bei der Neuanmeldung die ELStAM erst mit Gültigkeit ab Dateneingang der Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank. Weitere Informationen dazu im Dokument Fallbeispiele.

Kann der Arbeitgeber die ELStAM für bestimmte Arbeitnehmer-Gruppen (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den ELStAM der übrigen Arbeitnehmer abrufen?

Grundsätzlich werden dem Arbeitgeber geänderte ELStAM nur in einer Monatsliste für alle Arbeitnehmer bereit gestellt. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine bestimmte Arbeitnehmer-Gruppe (z. B. Geschäftsführung) getrennt von den übrigen Arbeitnehmern abrechnen, müssen bei der Anmeldung der Arbeitnehmer unterschiedliche Zertifikate (z. B. ein persönliches und ein Organisationszertifikat) verwendet werden. Durch Verwendung der unterschiedlichen Zertifikate wird die Erstellung von separaten Monatslisten für jede Arbeitnehmer-Gruppe des Arbeitgebers erreicht. Die Verwendung mehrerer unter einer StNr. beantragter Organisationszertifikate führt nicht zu getrennten Monatslisten. Weitere Informationen dazu im Dokument Getrennte Lohnabrechnung bei einem Arbeitgeber.

Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen?

Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Betriebsstättenfinanzamt (§ 41 Abs. 2 EStG). Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Softwarehersteller/ Dienstleister. Wenn nach einer Frist von fünf Werktagen nach Übermittlung eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, verwenden Sie für Ihre Nachfrage bitte das ELStAM-Kontaktformular.

Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Monatslisten abrufen?

Der Abruf ist jederzeit (auch mehrfach) möglich. Die Monatslisten sind nummerisch nach dem jeweiligen Monat (01 – 12) gekennzeichnet und werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten.

Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen?

Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist frühestens ab dem Tag des Beschäftigungsbeginns möglich. Mit der Anmeldebestätigungsliste werden die ELStAM zum gewählten Referenzdatum (regelmäßig das Datum des Beschäftigungsbeginns) übermittelt. Eine frühere Anmeldung ist unzulässig und wird mit dem Verfahrenshinweis „Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn“ zurückgewiesen. Es ist zu beachten, dass bei einem Arbeitnehmer, der ggf. zuvor im Ausland gelebt hat, eine Anmeldung nicht vor der Anmeldung bei der Meldebehörde erfolgen kann.

Hinweis: Seit dem 01.01.2020 ist der ELStAM-Abruf auch für den Personenkreis der nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer möglich, sofern lediglich Steuerklasse I ohne Freibetrag beantragt wird. Alle anderen Fallkonstellationen bei nicht meldepflichtigen Personen können erst zu einem späteren Zeitpunkt elektronisch abgerufen werden. Die Anmeldung kann zudem bei Zuzug von Arbeitnehmern(die bis zu diesem Zeitpunkt noch beschränkt steuerpflichtig i.S.d. § 1 Abs.4 EStG sind) auch mit einem Referenzdatum erfolgen, das vor dem Tag der Anmeldung bei der Meldebehörde liegt. 

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Sind nach einem Steuernummernwechsel Handlungen auf Seiten des Arbeitgebers erforderlich?

Ja, nach einer Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte muss der Arbeitgeber tätig werden.

Es wird auf die ausführlichen Informationen und detaillierten Handlungsempfehlungen im Leitfaden zu Aktenabgaben und zum Steuernummernwechsel im Verfahren ELStAM verwiesen.

Der Arbeitgeber möchte einen anderen Steuerberater/Datenübermittler mit der Lohnabrechnung beauftragen. Wie kann der Datenübermittlerwechsel durchgeführt werden?

Der neue Datenübermittler hat die Möglichkeit eine Ummeldung (Datenübermittlerwechsel) durchzuführen. Bei der Ummeldung sollte der neue Datenübermittler alle aktiven Arbeitsverhältnisse des betreffenden Arbeitgebers berücksichtigen. Als Referenzdatum kann bei der Ummeldung nur ein Wert zwischen dem 01. des aktuellen Monats und dem 01. des Folgemonats (jeweils einschließlich des genannten Tages) bezogen auf den Tag der Ummeldung verwendet werden. Die Ummeldung sollte erst dann erfolgen, wenn der bisherige Datenübermittler alle noch ausstehenden Änderungslisten abgerufen hat. Der neue Datenübermittler erhält eine Ummeldebestätigungsliste mit ab dem bei der Ummeldung gewählten Referenzdatum gültigen ELStAM. Der alte Datenübermittler erhält mit der nächsten Monatsliste den Hinweis, dass er nicht mehr abrufberechtigt ist.

Alternativ kann der alte Steuerberater/Datenübermittler die Arbeitnehmer auch ab- und der neue Datenübermittler die Arbeitsverhältnisse neu anmelden. Dabei erhält der alte Datenübermittler eine Abmeldebestätigungsliste und der neue eine Anmeldebestätigungsliste.

Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?

Grundsätzlich erhält der Arbeitgeber die geänderten ELStAM in einer am Anfang des Folgemonats bereitgestellten monatlich erstellten Änderungsliste (Monatsliste). Änderungen, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, liegen nachschüssig zahlenden Arbeitgebern daher für die Lohnabrechnung vor.

Beispiel:
Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Monatsliste für Februar (Bereitstellung erfolgt Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber den Freibetrag bei der Lohnabrechnung für März berücksichtigen.

Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?

Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (z. B. Änderungsantrag im Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang März für den Monat März) noch nicht vor. Insbesondere weil die Lohnabrechnung für die Auszahlung Anfang März bereits ca. Mitte Februar erfolgt. Liegen geänderte ELStAM in einer Monatsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs (Rückrechnung) erfolgen. In den Änderungslisten für die Monate Oktober und November werden bereits Änderungen mit Wirkung ab dem 01.01.des Folgejahres mitgeliefert und können daher für die JanuarAbrechnung berücksichtigt werden (z.B. neuer Freibetrag ab Januar wird im Oktober des Vorjahres beantragt).

Für ausführliche Informationen dazu wird auf die Hinweisen zu Arbeitgebern mit vorschüssiger Lohnzahlung.

Wie bekomme ich als Arbeitgeber eine Abrufberechtigung für die ELStAM-Datenbank?

Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung in Mein ELSTER. Mit der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat. Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem

Organisationszertifikat (Unternehmen). Grundsätzlich wird für Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Nach der Registrierung kann das Zertifikat auch mit anderen Softwareprodukten genutzt werden.

Was ist ein Organisationszertifikat?

Das Organisationszertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern für organisatorische Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit mit Zertifikatsdatei 200, in Verbindung mit Sicherheitsstick oder Signaturkarte maximal 1000) unter einer Steuernummer zu beantragen. Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ist ein Organisationszertifikat (empfohlen) mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erzeugen. Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM.

Hinweis für den Fall einer Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebstätte (Steuernummernwechsel):

Tritt der Arbeitgeber unter Verwendung eines auf der alten Steuernummer basierenden Organisationszertifikats selber als Datenübermittler auf oder hat er einen Dritten mit der Datenübermittlung beauftragt und ihm hierfür sein Zertifikat zur Verfügung gestellt, muss er nach einem Steuernummernwechsel für die Teilnahme am Verfahren ELStAM nicht zwingend ein neues Zertifikat für seine Rolle als Datenübermittler beantragen. Das mit der alten Steuernummer registrierte Zertifikat kann bis zum Ablauf seiner dreijährigen Gültigkeit (die grundsätzlich unbegrenzt verlängert werden kann) für die Teilnahme am Verfahren ELStAM verwendet werden.

Allgemeiner Hinweis zur Zertifikatsverwendung im Verfahren ELStAM:

Nach jeder Neuregistrierung (auch bei Neuregistrierung mit der gleichen Steuernummer oder einer Zertifikatsverlängerung) ist für die weitere Teilnahme am Verfahren ELStAM zu beachten, dass mit dem neuen Zertifikat mindestens ein aktiver Transfer (An-, Ab- oder Ummeldung) durchgeführt werden muss. 

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, in der Monatsliste wird für einen Arbeitnehmer der Hinweis „keine Abrufberechtigung mehr ab“ ausgegeben – was ist zu beachten?

Liegt dem Arbeitgeber für den betroffenen Arbeitnehmer eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann er unterstellen, dass durch das Finanzamt aus technischen Gründen eine Abrufsperre der ELStAM gesetzt wurde. In diesen Fällen muss er bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Monatsliste für diesen Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale der vorliegenden Papierbescheinigung verwenden.

Liegt dem Arbeitgeber keine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist durch den Arbeitnehmer der Grund für die fehlende Abrufberechtigung zu klären. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG die voraussichtlichen ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit bis dahin keine Klärung erfolgt ist und der Arbeitnehmer keine vom Finanzamt ausgestellte Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Monatsliste auch für vorherige Monate nach Steuerklasse VI vorzunehmen.

Ab wann kann ich als Arbeitgeber Monatslisten abrufen?

Bei Einstieg in das ELStAM-Verfahren (z. B. Neugründung) können Sie die erste Monatsliste im auf den Monat der Anmeldung folgenden Monat abrufen.

Beispiel:
Sie melden ihre Arbeitnehmer im November an. Mit der Anmeldebestätigungsliste erhalten Sie grundsätzlich nur die ELStAM mit Gültigkeit zum gewählten Referenzdatum. Die erste Monatsliste wird Ihnen Anfang Dezember zum Abruf bereitgestellt.

Was geschieht, wenn ein Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die Abmeldung des Arbeitnehmers vergisst?

Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber mit der Folge, dass diesem nur noch die ELStAM mit Steuerklasse VI bereitgestellt werden. Da der Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zur Abmeldung verpflichtet ist, kann das Betriebsstättenfinanzamt bei Verstoß gegen die Pflicht zur Abmeldung Zwangsmittel androhen und festsetzen.

Wie ist zu verfahren, wenn der Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Lohnzahlungen leistet?

Hier muss unterschieden werden, ob es sich um nachträglichen laufenden Arbeitslohn oder sonstige Bezüge handelt.

Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Dienstverhältnisses laufenden Arbeitslohn (R 39b.2 Abs. 1 LStR), sind der Besteuerung die ELStAM zum Ende des Lohnzahlungszeitraums zugrunde zu legen, für den die Nachzahlung erfolgt (R 39b.5 Abs. 1 Satz 3 LStR). Eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung ist insoweit nicht erforderlich.

Handelt es sich dagegen um sonstige Bezüge (R 39b.2 Absatz 2 LStR), sind für die Besteuerung die ELStAM zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses des sonstigen Bezugs maßgebend (R 39b.6 Abs. 3 Satz 1 LStR). Der Arbeitgeber muss daher den Arbeitnehmer erneut bei der Finanzverwaltung anmelden. Dazu sollte er sich mit dem Arbeitnehmer abstimmen, ob die Anmeldung für die Arbeitslohnnachzahlung als Hauptarbeitsverhältnis (für Steuerklasse I bis V) oder als Nebenarbeitsverhältnis (für Steuerklasse VI) vorgenommen werden soll. Unterlässt der Arbeitgeber in diesem Fall die Anmeldung, obwohl ihm die hierzu erforderlichen Angaben des Arbeitnehmers vorliegen und der Anmeldung keine technischen Hinderungsgründe gemäß § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG entgegenstehen, ist der Steuerabzug nach der Steuerklasse VI vorzunehmen.

Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten?

Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die IdNr., das Geburtsdatum und die Information, ob dieser Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist, mitteilen.

Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten?

Auch eine Nebenbeschäftigung ist im ELStAM-Verfahren durch den Arbeitgeber anzumelden. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr., das Geburtsdatum und die Information, dass es sich um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, mitteilen. Zusätzlich muss mitgeteilt werden, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.

Wie werden dem Arbeitgeber geänderte ELStAM mitgeteilt?

Grundsätzlich werden die geänderten ELStAM dem Arbeitgeber durch die monatlichen Änderungslisten (Monatslisten) automatisch bereitgestellt. Diese sind vom Arbeitgeber anzuwenden (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG). Sollte jedoch durch das Finanzamt eine Sperre der ELStAM gesetzt worden sein und können deshalb keine ELStAM bereitgestellt werden, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug gilt bis zur Bereitstellung neuer elektronischer Daten, längstens bis zum Ende der bescheinigten Gültigkeit, fort. Änderungen einer bereits ausgestellten Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug werden durch das Finanzamt auf der Papierbescheinigung selbst vorgenommen. Ein Nachweis der ELStAM durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ("Mitteilung der aktuell gespeicherten Daten") ist nicht möglich.

Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (z.B. bei Ehegatten Steuerklassenkombination IV/IV statt III/V)?

Auf Veranlassung des Arbeitnehmers werden die ELStAM vom Finanzamt korrigiert und dem Arbeitgeber mit der nächsten Monatsliste zur (ggf. rückwirkenden) Anwendung elektronisch bereitgestellt. Soweit die Korrektur im Finanzamt nicht erfolgen kann, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers (sog. Vollsperrung). Damit ist bis zur Beseitigung des zu Grunde liegenden Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet. Nach einer Korrektur der Daten wird die gesetzte Abrufsperre durch das Finanzamt wieder aufgehoben und die zutreffenden ELStAM werden mit der auf die Aufhebung der Vollsperrung folgenden Monatsliste zum Abruf bereitgestellt.

Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf unzutreffenden Meldedaten beruhen (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt), auf die das Finanzamt nur einen lesenden Zugriff hat?

Das Finanzamt stellt in diesem Fall in der Regel auf Antrag des Arbeitnehmers eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf für den betroffenen Arbeitnehmer (sog. Vollsperrung). Nach einer Bereinigung der Meldedaten durch die Meldebehörde wird die Vollsperrung durch das Finanzamt aufgehoben und dem Arbeitgeber werden die zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch zum Abruf bereitgestellt, die er dann auch anzuwenden hat. Die Papierbescheinigung enthält einen Hinweis, dass der Arbeitnehmer eine Änderung seiner persönlichen Verhältnisse dem Finanzamt mitzuteilen hat, wenn sie auf geänderten Meldedaten beruhen. Änderungen der bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmale werden durch das Finanzamt auf der Papierbescheinigung vorgenommen, oder es wird vom Finanzamt eine geänderte Papierbescheinigung erteilt. Ein Nachweis der ELStAM durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ("Mitteilung der aktuell gespeicherten Daten") ist nicht möglich.

Muss die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach Aufhebung einer Vollsperrung an das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers zurückgesandt werden?

Nein, die Papierbescheinigung darf allerdings nicht vernichtet, sondern muss weiterhin bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann die Papierbescheinigung vernichtet werden.

Müssen im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge im LohnsteuerErmäßigungsverfahren jährlich erneut beantragt werden?

Arbeitnehmer können den Antrag auf Bildung eines Freibetrags nach § 39a Abs. 1 Sätze 3-5 EStG für einen Zeitraum von längstens zwei Kalenderjahren stellen. Die Übermittlung an den Arbeitgeber erfolgt elektronisch. Nach Ablauf von zwei Kalenderjahren muss ein neuer Antrag gestellt werden. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die überjährig zu gewähren sind, sind in der Regel von dieser zeitlichen Begrenzung nicht betroffen und werden grundsätzlich mehrjährig berücksichtigt.

Ich habe eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, kann aber kein Verarbeitungsprotokoll abrufen. Was kann ich tun?

Sollten Sie innerhalb von fünf Tagen nach Übermittlung Ihr Protokoll immer noch nicht abrufen können, so wenden Sie sich bitte unter Angabe der Transferticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn.

Müssen unterjährige Lohnsteuerbescheinigungen (zum Beispiel bei Austritt am 30.6.) zeitnah nach dem Austritt übermittelt werden oder bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres?

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. Nach Abschluss des Lohnkontos ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres zu übermitteln. Die Lohnsteuerbescheinigungen können somit zeitnah nach dem Austritt, müssen jedoch spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres übermittelt werden. Es empfiehlt sich für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen bis ins Folgejahr zu warten und erst Ende Februar des Folgejahres diese gesammelt an die Finanzbehörde zu senden.

Gibt es eine Beschränkung der Anzahl von Datensätzen, die in einer Lieferung übermittelt werden dürfen?

Ja, eine Datenlieferung sollte nicht mehr als 50.000 Lohnsteuerbescheinigungen beinhalten. Unsererseits empfehlen wir Lieferungen auf circa 10.000 - 15.000 Lohnsteuerbescheinigungen zu begrenzen.

Kann ich für meine Arbeitnehmer getrennt übermitteln (zum Beispiel zuerst die allgemeinen Arbeitnehmer und dann die Vorstandsmitglieder)?

Die Daten für die "allgemeinen Arbeitnehmer" und die "besonderen Arbeitnehmer" können mit ELSTER getrennt an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Durch den Arbeitgeber ist nur sicherzustellen, dass die Daten der jeweiligen Arbeitnehmer nicht doppelt übermittelt werden.

Der Arbeitnehmer erhält Arbeitslohn aus mehreren Lohnbuchhaltungen: Müssen die Daten zusammengeführt werden oder können diese getrennt übermittelt werden?

Lohnsteuerlich gilt der Grundsatz des einheitlichen Dienstverhältnisses mit der Folge, dass die Lohnsteuer für sämtliche vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Bezüge einheitlich und nach denselben Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu erheben ist. Daher kann der Arbeitgeber im ELStAM-Verfahren für einen Arbeitnehmer nur ein Dienstverhältnis anmelden und als Lohnsteuerabzugsmerkmal nur eine Steuerklasse anfordern bzw. abrufen. Gemäß der Sonderregelung in § 39e Absatz 5a EStG darf der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter bei Zahlung verschiedenartiger Lohnbezüge die Lohnsteuer für den zweiten und jeden weiteren Bezug ohne Abruf weiterer Lohnsteuerabzugsmerkmale nach der Steuerklasse VI einbehalten.

Verschiedenartige Bezüge liegen vor (abschließende Aufzählung), wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber

1. neben dem Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis auch Versorgungsbezüge erhält,
2. neben Versorgungsbezügen aus seinem früheren Dienstverhältnis auch andere Versorgungsbezüge (zum Beispiel Hinterbliebenenbezüge) bezieht oder
3. neben Arbeitslohn während der Elternzeit oder vergleichbaren Unterbrechungszeiten des aktiven Dienstverhältnisses auch Arbeitslohn für ein weiteres befristetes aktives Dienstverhältnis (zum Beispiel Arbeitslohn für eine Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit) erhält.

Eine Zusammenfassung der Bezüge bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres ist in diesen Fällen nicht durchzuführen. Entsprechend ist für jeden der abgerechneten Bezüge eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Zur Überprüfung der einbehaltenen Lohnsteuer hat der Arbeitnehmer die Veranlagungspflicht zur Einkommensteuer zu beachten (§ 39e Absatz 5a Satz 3 EStG).

Werden die Lohnsteuerbescheinigungsdaten meiner Mitarbeiter verschlüsselt gesendet, wie funktioniert die Verschlüsselung?

Selbstverständlich werden die Daten auf ihrem Weg zur Finanzverwaltung verschlüsselt. Zur Übertragung von Daten zwischen dem Lohnbuchhaltungsprogramm und den ELSTER-Clearingstellen der Finanzverwaltung wird ein PKI-Verfahren eingesetzt, das eine sichere Übertragung gewährleistet. Grundlage für dieses Verfahren ist ein Schlüsselpaar bestehend aus einem öffentlichen Schlüssel und einem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird bei einer Lieferung von Lohnsteuerbescheinigungen an die ELSTER-Clearingstelle übermittelt. Mittels dieses öffentlichen Schlüssels wird das Protokoll, das Sie zu dieser Datenlieferung abrufen, in der Clearingstelle verschlüsselt. Somit ist sichergestellt, dass nur derjenige, der im Besitz des privaten Schlüssels ist, das Protokoll entschlüsseln und lesen kann. Wie Sie mit Ihrer Software ein geeignetes Schlüsselpaar erstellen können und wo Sie einstellen, dass dieses genutzt wird, erfragen Sie bitte bei Ihrem Softwarehersteller.

Ich habe den Betrieb neu gegründet und noch keine Steuernummer. Kann ich die Lohnsteuerbescheinigungsdaten trotzdem bereits elektronisch übermitteln?

Die Arbeitgebersteuernummer ist ein Pflichtfeld, welches abgeprüft wird. Ohne Arbeitgebersteuernummer ist keine Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten möglich. Die Datenlieferung muss deshalb bis zum Erhalt der Steuernummer zurückgestellt werden.

Stornierung und Korrektur bei Mein ELSTER seit dem Veranlagungsjahr 2016

Falls die zu stornierende / korrigierende Lohnsteuerbescheinigung mit einer anderen Software als Mein ELSTER übermittelt wurde, müssen Sie die KmId (KONSENS-Mitteilungsidentifikationsnummer) dieser Übermittlung angeben. Halten Sie zur Ermittlung der KmId gegebenenfalls Rücksprache mit dem Hersteller Ihrer Steuersoftware, falls sie auf Ihrem Übertragungsprotokoll nicht enthalten ist.

Wenn die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung über Mein ELSTER erfolgt ist, müssen Sie zur Korrektur oder Stornierung einer früheren Übermittlung die Nummer des Transfertickets dieser Datensendung angeben. Das Transferticket finden Sie in der Postfach-Nachricht der Übermittlung. Im folgenden Bild ist die Stelle mit dem Transferticket markiert.

Wie ist bei einmaligen Versorgungsbezügen (zum Beispiel Sterbegeld, Kapitalauszahlungen, Abfindungen, Nachzahlungen von Versorgungsbezügen) zu verfahren? Welche weiteren Angaben sind erforderlich, wenn in der Lohnsteuerbescheinigung einmalige Versorgungsbezüge bescheinigt werden?

Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in Nummer 3 und 8 des Ausdrucks enthalten sind, sind unter Nummer 32 gesondert zu bescheinigen. Zusätzlich ist unter Nummer 30 des Ausdrucks das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns und unter Nummer 29 die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag anzugeben.

In den Fällen, in denen keine (laufenden) steuerbegünstigten Versorgungsbezüge (außer denen, die bereits unter Nummer 32 des Ausdrucks bescheinigt wurden) vorliegen, ist die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (Nummer 29) mit "0" und das maßgebliche Kalenderjahr für diesen (Nummer 30) entsprechend zu bescheinigen. In diesen Fällen ist die Nummer 31 (erster und letzter Monat bei unterjähriger Zahlung eines laufenden Versorgungsbezugs) nicht zu bescheinigen. In allen anderen Fällen – es wurden laufende steuerbegünstigte Versorgungsbezüge bescheinigt – richten sich die Eintragungen unter den Nummern 29 bis 31 nach den Grundsätzen des BMF-Schreibens vom 09.09.2019 (BStBl. I S. 911).

Wie ist bei einem Wechsel des elektronischen Lohnbuchhaltungssystems innerhalb des laufenden Kalenderjahres zu verfahren? Muss bei ununterbrochenen Beschäftigungsverhältnissen auch in diesem Fall eine einzige Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und ausgedruckt werden oder können hier ausnahmsweise zwei Bescheinigungen erstellt werden?

Bei einem unterjährigen Systemwechsel greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dahingehend kann in dieser Ausnahmesituation die Vorgehensweise an die innerbetrieblichen Abläufe angepasst werden.
Folgende Vorgehensweisen kommen in Betracht:

• Übernahme der Daten in das neue System. Elektronische Übermittlung und Ausdruck einer einzigen Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Kalenderjahres beziehungsweise am Anfang des Folgejahres.
• Falls eine Übernahme der Daten in das neue System nicht möglich ist, so können zwei separate Bescheinigungen übermittelt und ausgedruckt werden
  1. Lohnsteuerbescheinigung: mit dem Altsystem bis zum Wechselzeitpunkt;
  2. Lohnsteuerbescheinigung: mit dem Neusystem ab dem Wechselzeitpunkt.
  Achten Sie bei dieser Vorgehensweise bitte darauf, dass es bei den Beschäftigungszeiträumen nicht versehentlich zu ungewollten Überschneidungen oder Lücken kommt.
  Es empfiehlt sich, das Betriebsstättenfinanzamt (§ 41 Abs. 2 EStG) im Vorfeld über den beabsichtigten Systemwechsel zu informieren. Sofern nach Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen festgestellt wird, dass die erste und / oder zweite Lohnsteuerbescheinigung unzutreffende Angaben ausweist, ist dies mittels Korrektur- und Stornierungsverfahren (siehe Tz. II des BMF-Schreibens vom 09.09.2019 (BStBl. I S. 911)) zu korrigieren.

Was muss ich machen, wenn ein Mitarbeiter im laufenden Jahr aus dem Betrieb ausscheidet?

1. Sie schließen das Lohnkonto des Mitarbeiters ab.
2. Sie melden den Mitarbeiter im ELStAM-Verfahren ab (vgl. § 39e Absatz 4 Satz 5 EStG).
3. Sie übermitteln die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Monats Februar im Folgejahr und rufen das Protokoll ab.
4. Sie händigen Ihrem Mitarbeiter den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus oder stellen diese elektronisch bereit.

Muss die eTIN für 1 Jahr festgeschrieben werden und bei allen Meldungen verwendet werden, zum Beispiel auch dann, wenn sich der Name geändert hat?

Die eTIN ist immer aus dem aktuellen Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers zu bilden. Bei einer Namensänderung innerhalb des Kalenderjahres ist der neue Name maßgebend.

Hinweis: Gemäß § 41b Absatz 2 Satz 1 Einkommensteuergesetz darf die eTIN nur verwendet werden, wenn die Identifikationsnummer (§ 139b der Abgabenordnung) dem Arbeitnehmer nicht bekannt ist. Die diesbezügliche Verwendung der eTIN ist jedoch nur noch bis zum Veranlagungszeitraum 2022 zulässig. 

Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 (Lohnsteuerbescheinigungen für das Jahr 2023) ist die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zwingend mit der Identifikationsnummer des Arbeitnehmers als Ordnungsmerkmal durchzuführen.

Um dem Arbeitgeber eine Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung auch dann zu ermöglichen, wenn der Arbeitnehmer diesem die Identifikationsnummer nicht vorgelegt hat, hat das Finanzamt dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer unter folgenden Voraussetzungen auf formlose schriftliche Anfrage mitzuteilen (vgl. BMF-Schreiben vom 23.01.2024, BStBl I S. XXX, Rz. 2):

• Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer bereits für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt,
• der Arbeitgeber versichert, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat.

Mein Arbeitnehmer war das ganze Jahr krank und hat keinen Arbeitslohn erhalten, muss ich trotzdem eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln?

Ja, nach § 41b EStG ist auch für diesen Fall eine (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen, weil ein Dienstverhältnis bestanden hat. Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder Zuschüsse, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zusätzlich zum Krankengeld oder Krankentagegeld aus der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung erhält, sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Außerdem ist in dem Feld Anzahl „U“ die Anzahl der Unterbrechungszeiträume zu bescheinigen, in denen an mindestens 5 aufeinander folgenden Arbeitstagen der Anspruch auf Arbeitslohn im Wesentlichen wegen Krankheit weggefallen ist.

Ein Mitarbeiter verstirbt und der Arbeitgeber zahlt an Angehörige Sterbegeld aus. Muss nun der Arbeitgeber eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für die hinterbliebene Person erstellen?

Für die hinterbliebene Person ist eine eigene Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und zu übermitteln. Für ausstehende Arbeitslohnzahlungen sind grundsätzlich die ELStAM des Erben anzuwenden. Abweichend davon kann die Zahlung von laufendem Arbeitslohn für den gesamten Monat, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist, nach den ELStAM des Verstorbenen abgerechnet werden; die Lohnsteuerbescheinigung ist jedoch auch in diesem Fall für den Erben auszustellen und zu übermitteln (R 19.9 Absatz 1 LStR). Wird für die folgenden Monate laufender Arbeitslohn gezahlt, sind die ELStAM des Erben anzuwenden. Der verstorbene Arbeitnehmer ist dazu zum Ende des Sterbemonats abzumelden und der Erbe zum 1. des folgenden Monats anzumelden. Der Erbe muss dem Arbeitgeber dazu - wie ein Arbeitnehmer - seine IdNr. und sein Geburtsdatum mitteilen, damit dieser dessen ELStAM abrufen kann. Außerdem muss er dem Arbeitgeber mitteilen, ob dieser die ELStAM als Haupt- oder als Nebenarbeitgeber abrufen darf.

Wie muss eine Rückzahlung von Arbeitslohn behandelt werden?

Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, zu dem er im Zeitpunkt der Rückzahlung noch in einem Dienstverhältnis steht und bevor die Lohnsteuerbescheinigung an die Finanzbehörde für das entsprechende Kalenderjahr übermittelt wurde, so kann der Arbeitgeber die zurückgezahlten Beträge vom zu versteuernden Arbeitslohn kürzen; die Lohnsteuer wird in diesen Fällen nur von dem die zurückgezahlten Beträge übersteigenden Arbeitslohn berechnet.

Muss der Arbeitnehmer Arbeitslohn zurückzahlen, nachdem sein Dienstverhältnis beendet ist und die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wurde, darf der Arbeitgeber eine Verrechnung nicht vornehmen. Eine Erstattung der zuviel einbehaltenen Lohnsteuerbeträge erfolgt grundsätzlich im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer des Arbeitnehmers für das Jahr, in dem die Rückzahlung geleistet wurde. Der Arbeitgeber erteilt dem Arbeitnehmer eine (ggfs. weitere) Lohnsteuerbescheinigung über den negativen Bruttobetrag ohne Berücksichtigung von Lohnsteuerabzugsbeträgen für das Jahr der Rückzahlung.

In Fällen der ungerechtfertigten Bereicherung ist § 41c Absatz 3 Satz 4 bis 6 EStG zu beachten.