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FAQ zu elektronischen Vollmachten

  • Allgemeine Fragen zu elektronischen Vollmachten
  • FAQ für Lohnsteuerhilfevereine
  • FAQ für Sonstige Vollmachtnehmer
  • Weitere Informationen

Allgemeine Fragen zu elektronischen Vollmachten

Was ist zu tun, wenn dem Vollmachtnehmenden keine Steuernummer des Vollmachtgebenden bekannt ist?

Durch eine Rückfrage beim Vollmachtgebenden und/oder zuständigen Finanzamt ist die aktuelle Steuernummer in Erfahrung zu bringen. Die Vollmacht kann dann unter Angabe dieser Steuernummer übermittelt werden.

Was geschieht, wenn nur eine Bundesfinanzamts-Nummer zur Vollmacht angegeben wird?

Die Übermittlung von Vollmachten, welche lediglich eine Bundesfinanzamts-Nummer (BUFA-Nr.) angeben, sollte grundsätzlich den "echten Neufällen" vorbehalten bleiben (zum Beispiel Studenten, die erstmals beruflich tätig werden oder Rentner, die erstmalig steuerpflichtig werden und noch keine Steuernummer besitzen). Pro Vollmacht ist nur eine BUFA-Nr. zulässig.
 
Vollmachten, die nur unter Angabe einer vierstelligen Bundesfinanzamts-Nr. übermittelt werden, sind nach erfolgreicher Prüfung der Vollmacht grundsätzlich im Status "aktiv". Bei natürlichen Personen als Vollmachtgebern wird folglich der Belegabruf freigeschaltet. 
Die weitere Verwendung hängt davon ab, ob bereits tatsächlich ein aktives Steuerkonto für den Vollmachtgebenden existiert:

Variante 1: Es besteht noch keine Steuernummer (Neufall):
Die Vollmacht wird im Rahmen der Neuaufnahme durch einen Finanzamtsbearbeiter in das neuaufgenommene Steuerkonto eingearbeitet. 
Die Vollmacht kann bei natürlichen Personen anhand der persönlichen ID-Nummer des Vollmachtgebenden durch den Bearbeitenden gefunden werden.
Bis zur Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-Id-Nr.) können BUFA-Vollmachten von nicht-natürlichen Personen nicht vom Bearbeitenden gefunden und eingearbeitet werden. Hier ist ein Vollmacht-Update durch den Vollmachtnehmenden notwendig.

Variante 2: Es besteht bereits eine aktive Steuernummer:
Ohne Angabe der bestehenden Steuernummer erfolgt keine Einarbeitung eines steuerlichen Vertreters in diesem Steuerkonto. Insofern kann eine Empfangsvollmacht keine Wirkung entfalten. Ebenso kann keine Berechtigung zur Steuerkontoabfrage erteilt werden.
Der Vollmachtnehmende hat die Möglichkeit, die Steuernummer nachträglich per Vollmacht-Update zu ergänzen. Dies gilt auch für Ehegatten.

Was muss der Vollmachtnehmende bei einem Wechsel der Veranlagungsart tun?

Wechsel von Zusammenveranlagung auf Einzel-Veranlagung:
Die bereits bestehenden Vollmachten werden auch auf den neuen Einzelkonten berücksichtigt. Hierfür muss der Bearbeitende im Finanzamt die Steuerkonten bei der Neuaufnahme händisch mit der bereits vorliegenden Vollmacht verknüpfen. Hierauf wird der Bearbeitende des Finanzamts zusätzlich durch einen entsprechenden Hinweis beim Fallabschluss hingewiesen. Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden positive Rückmeldungen (zur Einarbeitung und gegebenenfalls zur Steuerkontoabfrage) an ELSTER gesendet.
 
Wechsel von Einzel-Veranlagung auf Zusammenveranlagung:
Die bereits bestehenden Vollmachten werden auch auf dem neuen gemeinsamen Steuerkonto berücksichtigt. Hierfür muss der Bearbeitende des Finanzamts das Steuerkonto bei der Neuaufnahme händisch mit den bereits vorliegenden Vollmachten verknüpfen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn zwei inhaltsgleiche Vollmachten der Ehegatten/Lebenspartner vorliegen. Hierauf wird der Bearbeitende des Finanzamts zusätzlich durch einen entsprechenden Hinweis beim Fallabschluss hingewiesen. Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden positive Rückmeldungen (zur Einarbeitung und gegebenenfalls zur Steuerkontoabfrage) an ELSTER gesendet.

Was ist bei der erstmaligen Erfassung und Übermittlung von Vollmachten zu beachten?

Es ist zwingend das amtliche Vollmachtformular zu verwenden. Mandanten / Mitglieder müssen dieses Formular einmalig im Original vorab unterschreiben.


Was kann per Vollmacht-Update übermittelt werden?

Für folgende Anpassungen können über ein Update übermittelt werden:

  • geänderte Namensinformationen zum Vollmachtgebenden
  • geänderte Steuernummer (keine BUFA-Nr.)
  • Erfassung / Änderung / Löschung DIVA-Teilnahme

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln.  Mandanten / Mitglieder müssen diese neue Vollmacht einmalig im Original vorab unterschreiben.
 

Wieso wurde der Belegabruf nicht freigeschaltet bzw. wieder entzogen?

In folgenden Konstellationen wird der Belegabruf nicht freigeschaltet bzw. wieder entzogen:

  • In der Vollmacht wurde speziell die Einkommensteuer ausgeschlossen.
  • In der Vollmacht wurde speziell das Festsetzungsverfahren ausgeschlossen.
  • In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
  • Es liegt eine aktuellere Doppelvollmacht eines anderen Vertreters für den gleichen Vollmachtgebenden vor. Bei Übermittlung einer Doppeltvollmacht (Kreuz in Zeile 28 des amtlichen Vollmachtmusters) werden bestehende Vollmachten anderer Vertreter nicht widerrufen. Jedoch wird der zeitlich älteren Vollmacht der Belegabruf entzogen. Der Belegabruf kann nur für einen Vertreter (der, der die jüngere Vollmacht eingereicht hat) gleichzeitig freigeschaltet sein.
Wieso wurde die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage nicht freigeschaltet?

Die Freischaltung der Steuerkontoabfrage erfolgt durch die Einarbeitung der Vollmacht in das Steuerkonto.
In folgenden Konstellationen wird die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage nicht freigeschaltet:

  • Die Vollmacht wurde (noch) nicht im Steuerkonto eingearbeitet.
  • Die Vollmacht wurde zwar im Steuerkonto eingearbeitet, es liegen jedoch Gründe vor, die die Freischaltung zur Steuerkontoabfrage verhindern (zum Beispiel bei vorliegendem Insolvenzverfahren).
  • Die Vollmacht wurde nur unter Angabe einer 4-stelligen Bundesfinanzamts-Nr. (BUFA-Nr.) übermittelt.
  • In der Vollmacht wurde ein Kreuz in Zeile 34 (Abrufbefugnis wird nicht erteilt) gesetzt.
  • Die Vollmacht wurde zeitlich oder sachlich eingeschränkt (Zeile 15 des amtlichen Vollmachtmusters; z. B. 
    Festsetzungs- oder Erhebungsverfahren wurde ausgeschlossen) und es wurde kein Kreuz in Zeile 38 gesetzt.
Die Vollmacht wurde zurückgewiesen. Warum?

Einen detaillierten Hinweis zum Grund der Zurückweisung sollten Sie bei Anwahl des Vollmachtstatus in einem gesonderten Fenster angezeigt bekommen. 
In den meisten Fällen kommen folgende Gründe in Betracht: 

  1. Die ID-Nr. stimmt nicht mit der im Steuerkonto überein.
  2. Die Steuernummer ist nicht korrekt (Zahlendreher, Einzelkonto des Ehegatten statt des gemeinsamen Steuerkontos wurde angegeben; alte Steuernummer vor Aktenabgabe).
  3. Das Geburtsdatum ist nicht korrekt (Zahlendreher; Einzelkonto des Ehegatten statt des gemeinsamen Steuerkontos wurde angegeben).
  4. Die zweite Vollmacht der Ehegattenvollmacht wurde nicht innerhalb von 10 Tagen nach der ersten Vollmacht übermittelt (Wartefrist ist verstrichen).
  5. Die Ehegattenvollmachten sind nicht inhaltsgleich. 
Bisher wird nur einer der beiden Steuerpflichtigen vom Vollmachtnehmenden vertreten. Was ist zu tun?

Für gemeinsame Konten mit Zusammenveranlagung sind immer zwei inhaltsgleiche Vollmachten erforderlich. Diese sollten möglichst zeitgleich übermittelt werden. Sofern die (neue) gemeinsame Steuernummer bereits bekannt ist, ist diese in der vorhandenen Vollmacht zu ergänzen.  Für den neu vertretenen Ehepartner ist dessen bisherige Einzelsteuernummer zu verwenden, falls die neue gemeinsame Steuernummer noch nicht bekannt ist.

Kann ich eine widerrufene Vollmacht reaktivieren?

Eine Reaktivierung kann nicht erfolgen. Bitte übermitteln Sie eine neue Vollmacht.

In welchen Fällen muss ich eine Vollmacht widerrufen und erneut übermitteln?

Der sachliche und zeitliche Umfang einer Vollmacht kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Hierfür ist es erforderlich, die jeweilige Vollmacht zu widerrufen und nach Verarbeitung des Widerrufs eine neue Vollmacht zu übermitteln. Mandanten/ Mitglieder müssen diese neue Vollmacht einmalig im Original vorab unterschreiben.

Was ist bei einer Ehegatten-Vollmacht zu beachten?

Beide inhaltsgleiche Vollmachten sollten zeitnah zusammenhängend übermittelt werden. Wird die zweite Vollmacht zeitlich versetzt übermittelt, so ist zu beachten, dass die erste Vollmacht nach einem Zeitablauf von 10 Tagen ohne Vorlage der fehlenden Vollmacht des anderen Ehegatten automatisch zurückgewiesen wird.

Der Vollmachtgebende zieht um. Was ist zu tun?

Der Wechsel der örtlichen Finanzamtszuständigkeit stellt eine organisatorische Maßnahme der Finanzverwaltung dar. Besteht eine aktive Vollmachtbeziehung zum bisherigen Steuerkonto, welches infolge organisatorischer Maßnahmen abgegeben wird, wird der elektronische Vertreter in das neue Steuerkonto übernommen.

Welche Fallkonstellationen verhindern derzeit die elektronische Bekanntgabe trotz DIVA-Teilnahme?

In folgenden Konstellationen kann es sein, dass eine eingearbeitete Vollmacht mit DIVA-Teilnahme nicht berücksichtigt wird:

  1. Verwendung der Einmalbekanntgabe-Anschrift (Sachbereich 10) → bis Veranlagungszeitraum 2022 möglich; die Einmalbekanntgabe-Anschrift geht immer der im Steuerkonto gespeicherten (elektronischen) Vollmacht vor. Der Bescheid ergeht per Post an die in der Einmalbekanntgabe-Anschrift angegebene Adresse.
  2. Zum Bescheid soll eine Anlage beigefügt werden. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse.
  3. Der Bescheid wurde bereits vor der erfolgreichen Einarbeitung der Vollmacht mit DIVA-Teilnahme gerechnet. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse.
  4. Die Vollmacht wurde nur unter Angabe einer Bundesfinanzamts-Nr. (ohne Steuernummer) übermittelt. Voraussetzung für DIVA und damit Berücksichtigung der Empfangsvollmacht ist die Einarbeitung der Vollmacht im Steuerkonto. Liegt bereits ein Steuerkonto vor, und es wird trotzdem nur eine Vollmacht mit Bundesfinanzamts-Nr. (BUFA-Nr.) übermittelt, dann erfolgt keine Einarbeitung und somit keine (digitale) Bekanntgabe an den Vertreter. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte Adresse, in der Regel an die steuerpflichtige Person.
  5. Zeitlich eingeschränkte Vollmachten können in manchen Bundesländern aus technischen Gründen noch nicht für die Bekanntgabe berücksichtigt werden. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte Adresse, in der Regel an die steuerpflichtige Person.

FAQ für Lohnsteuerhilfevereine

Nach der ELSTER-Registrierung haben wir keinen Aktivierungscode per Post erhalten. Was ist zu tun?

Bitte treten Sie über das  Kontaktformular mit dem ELSTER-Support in Verbindung.

Welche Steuernummer benötige ich für die Registrierung?

Bitte nutzen Sie für alle im Verein verwendeten Benutzerkonten die Steuernummer des Lohnsteuerhilfevereins, da diese die verschiedenen ELSTER-Benutzerkonten miteinander verknüpft.

Wer kann mir bei Fragen und Problemen weiterhelfen?

Bei Fragen zu elektronischen Vollmachten wenden Sie sich bitte an das  Team der Vollmachtdatenbank.

Wo finde ich meine Vollmachtnehmer-Identifikationsnummer (kurz VN-ID)?

Die VN-ID können Sie den Auszügen aus dem Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine entnehmen. Sollte Ihnen kein aktueller Auszug vorliegen, so wenden Sie sich bitte an ihre zuständige Aufsichtsbehörde und lassen sich die VN-ID erneut zukommen.

Wo finde ich den Qualifizierungscode, um mich als Vorsitzender des Vereins zu qualifizieren?

Der Qualifizierungscode wird postalisch an die in der Verwaltungsdatenbank ADLER hinterlegte Adresse des Lohnsteuerhilfevereins gesendet.

Wie viele ELSTER-Sticks benötige ich?

Für jede Rolle wird ein eigener Stick benötigt, das heißt, wenn eine Person die Funktionen Vorsitz- wie auch die Beratungsstellenleitung inne hat, dann werden zwei Sticks benötigt.

Kann eine Beratungsstelle mehrere Sticks nutzen?

Es kann immer nur ein Beratungsstellenleiter qualifiziert sein. Das heißt, für die Funktion „Beratungsstellenleitung“ gibt es somit nur einen Stick.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, beliebig viele Mitarbeiter für eine Beratungsstelle zu qualifizieren. Mit dem Stick eines Mitarbeiters können die Berechtigungen aus einer Vollmacht (Belegabruf und Steuerkontoabfrage) ausgeübt werden und auch DIVA-Daten abgerufen werden.
Einzig die Übermittlung von neuen Vollmachten kann nur über den Beratungsleiter-Stick vorgenommen werden. Innerhalb der Beratungsstelle muss der Arbeitsablauf entsprechend organisiert werden, sodass die Vollmachten nur über diesen Stick abgeschickt werden.

Ein Neumitglied hat ein eigenes ELSTER-Konto. Erlischt dieses Konto bei einer Vollmachtübermittlung?

Das eigene ELSTER-Konto des Mitglieds ist unabhängig von der elektronischen Vollmacht für den Lohnsteuerhilfeverein.
Die entsprechenden Benachrichtigungen (zum Beispiel die Bereitstellung eines DIVA-Bescheids) zu den jeweiligen Vorgängen werden dem steuerlichen Berater zugesandt.

Ein Mitglied heiratet ein Nichtmitglied. Was ist zu tun?

Es ist ausreichend für den Ehepartner den Zugang zu beantragen ohne beim Altmitglied eine Änderung herbeizuführen. Hierbei ist zu beachten, dass in dieser Vollmacht die bestehende Steuernummer des Neumitglieds eingetragen wird. 
Die Steuernummer des Ehepartners (Altmitglied) kann nicht verwendet werden, die Vollmacht würde in diesem Fall zurückgewiesen werden.
Die bestehende Vollmacht des Altmitglieds kann unverändert bestehen bleiben. Die gemeinsame (neue) Steuernummer muss bei Ehegatten/Lebenspartnern in beiden Vollmachten durch den steuerlichen Berater möglichst zeitgleich ergänzt werden. 

Was bedeutet der Vollmachtstatus "in Prüfung"?

Wurde die Vollmacht im Rahmen der maschinellen Zufallsauswahl zur Prüfung dem zuständigen Bearbeitenden im Finanzamt vorgelegt, erfolgt die weitere automatisierte Verarbeitung erst nach Prüfung und Freigabe durch den Bearbeitenden. Nach schriftlicher Anforderung ist eine Kopie der unterschriebenen Originalvollmacht vorzulegen.
 
(Die Originalvollmacht kann per Papier oder im PDF-Format eingereicht werden.)

Die Vollmacht wurde mit der Begründung zurückgewiesen, es existiere bereits eine aktive Vollmacht.

Vollmachtnehmender ist der Verein. Das heißt, es können innerhalb des Vereins nicht mehrere Vollmachten unterschiedlicher Beratungsstellen für denselben Vollmachtgebenden existieren.

Hinweis: 
Aktive Vollmachten können von einer Zweigstelle / Beratungsstelle auf eine Andere umgehängt werden.

Wieso kann der eDatenabruf / die Steuerkontoabfrage nicht durchgeführt werden?

In folgenden Konstellationen ist der Belegabruf oder die Steuerkontoabfrage durch den Anwendenden nicht möglich:

  • Die Berechtigung zum Belegabruf / zur Steuerkontoabfrage wurde nicht freigeschaltet.
  • Die Vollmacht beinhaltet nicht die Möglichkeit zur Erteilung von Untervollmachten (Kreuz in Zeile 14). 
  • Die Vollmacht wurde zeitlich oder sachlich eingeschränkt (Zeile 15 des amtlichen Vollmachtmusters; z. B. 
    Festsetzungs- oder Erhebungsverfahren wurde ausgeschlossen) und es wurde kein Kreuz in Zeile 38 gesetzt.
  • Es wurde eine neuere Vollmacht (durch einen anderen Vollmachtnehmenden übermittelt. Auf diese ist der Belegabruf übergegangen). Das Mandatsverhältnis ist zu klären.
Wohin geht der Bescheid, wenn das Mitglied gekündigt hat und die Vollmacht widerrufen wurde?

Durch den Widerruf der Vollmacht werden die Vertreterdaten aus dem Steuerkonto ausgearbeitet. Ein nach der Verarbeitung des Widerrufs erstellter Bescheid wird dem Lohnsteuerhilfeverein nicht mehr zugestellt. Der Bescheid ergeht dementsprechend an den Steuerpflichtigen selbst.

Wo hinterlegt man die E-Mailadresse für die DIVA-Bekanntgabe?

Die Freischaltung der Beratungsstelle für DIVA sowie der Abruf von Verwaltungsakten können ausschließlich über den Stick des Beratungsstellenleiters vorgenommen werden.
DIVA soll für ALLE Vollmachten einer Beratungsstelle gelten:
In Mein ELSTER über den Punkt "Formulare & Leistungen" > "Meine Beratungsstelle" ist im Kopfbereich unter "Allgemeine Angaben zur Beratungsstelle" ein Button mit Stiftsymbol hinterlegt. Hier kann die E-Mailadresse hinterlegt werden. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail von portal@elster.de zur Bestätigung über einen Link der hinterlegten E-Mailadresse (bitte gegebenenfalls im Spam-Ordner nachschauen!). 
Am Folgetag ist die Einwilligung für die Beratungsstelle verarbeitet und Sie können die Vollmachten mit der Erweiterung um die digitale Bekanntgabe übermitteln.
DIVA soll für EINZELNE Vollmachten einer Beratungsstelle gelten:
In der jeweiligen Vollmacht (unabhängig davon, ob es sich um eine neue oder bestehende Vollmacht handelt) ist unter der Möglichkeit zur Steuernummerneingabe ein Haken bei "Einwilligung zur elektronischen Bereitstellung von Bescheiden und sonstigen Schreiben" zu setzen.

Bescheide / Schriftverkehr werden trotz DIVA-Teilnahme an das Mitglied bekanntgegeben. Wieso?

Eine postalische Bekanntgabe an das Mitglied trotz DIVA-Anwahl kann verschiedene Ursachen haben:

  1. Der Bescheid wurde bereits vor der erfolgreichen Einarbeitung der Vollmacht mit DIVA-Teilnahme gerechnet.
  2. Die Vollmacht wurde ohne Steuernummer übermittelt. Voraussetzung für DIVA und damit Berücksichtigung der Empfangsvollmacht ist die Einarbeitung der Vollmacht im Steuerkonto. Liegt bereits ein Steuerkonto vor und es wird trotzdem nur eine Vollmacht mit Bundesfinanzamts-Nr. (kurz BUFA) übermittelt, dann erfolgt keine Einarbeitung und somit keine (digitale) Bekanntgabe an den Vertreter.
    Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte Adresse, in der Regel an die steuerpflichtige Person.
Trotz DIVA-Teilnahme bekommt die Beratungsstelle Bescheide per Post zugestellt. Wieso?

Eine postalische Bekanntgabe trotz DIVA-Anwahl kann verschiedene Ursachen haben:

  1. Es wurde elektronisch nur eine BUFA-Vollmacht (Vollmacht ohne Steuernummer) übermittelt. Zusätzlich liegt eine Papiervollmacht vor.
  2. Im Mantelbogen der Steuererklärung wurde eine Einmalbekanntgabe-Adresse mitgeteilt (bis einschließlich VZ 2022).
  3. Der Bearbeitende des Finanzamts hat dem Steuerbescheid eine Anlage beigefügt.
  4. Der Bescheid wurde bereits vor der erfolgreichen Einarbeitung der Vollmacht mit DIVA-Teilnahme gerechnet. Der Bescheid ergeht per Post an die im Steuerkonto gespeicherte (Vertreter-)Adresse. 
Umzug der Beratungsstelle: Der Schriftverkehr wird weiterhin an die alte Anschrift versandt. Wieso?

Kontaktieren Sie bitte den Vorstand Ihres Vereins. Dieser muss die Verlegung der Beratungsstelle an die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes weitergeben. Für die Bekanntgabe wird die Adresse der Beratungsstelle herangezogen, die im amtlichen Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine (ADLER) hinterlegt ist.

Ich kann die DIVA-Mailadresse nicht ändern (Fehlermeldung). Was ist zu tun?

Vermutlich wird Ihnen folgende Fehlermeldung angezeigt:
"Es ist ein Fehler aufgetreten.
371015456: Sie haben für die Beratungsstelle bereits die DIVA-Teilnahme erklärt. Diese Erklärung befindet sich aktuell in Prüfung."
 
Hier liegt ein technischer Fehler vor. Bitte wenden Sie sich an das Team der Vollmachtdatenbank.

FAQ für Sonstige Vollmachtnehmer

Vollmachtübermittlung: Wie erhalte ich den Freischaltcode?

Nach Erfassung der Vollmacht wird dem Mandanten / Angehörigen postalisch ein Vollmachtcode zugesandt. Dieser muss den Code an den steuerlich Beratenden weitergeben. (Dies ist eine nochmalige Absicherung, welche den Beratenden authentifiziert.)

Wie schalte ich die Vollmacht frei?

Gehen Sie in ELSTER zum Menü "Formulare & Leistungen" > "Vollmachten verwalten". Auf dem Reiter "Inaktive Vollmachten" ist die entsprechende Vollmacht mit dem Status "In Freischaltung" zu sehen. Über das 3-Punkte-Menü kann über die Auswahl "Vollmacht freischalten" die Vollmacht nach Codeeingabe übermittelt werden. Im Anschluss wird eine Vollmacht-ID vergeben.

Was beinhaltet eine Abrufvollmacht?

Mit dieser Vollmacht wird der reine Abruf von elektronischen Bescheinigungen und die Steuerkontoabfrage ermöglicht. Eine Vertretungs-/Empfangsvollmacht ist hier nicht möglich.

Kann ich für mich selbst eine Abrufvollmacht übermitteln?

Die Übermittlung von Abrufvollmachten ist auch für den eigenen Steuerfall möglich. Im Fall von Ehegatten / Lebenspartnern sind zwei inhaltsgleiche Abrufvollmachten erforderlich. Diese sollte zudem möglichst zeitnah übermittelt werden.

Wieso kann in der Abrufvollmacht nur eine Steuernummer erfasst werden?

Bei Abrufvollmachten gilt immer eine 1:1-Beziehung. D. h. für jede Steuernummer muss eine eigene Abrufvollmacht übermittelt werden.

Ich bin Angehöriger. Welche Vollmachten kann ich übermitteln?
  1. Vollmacht für Angehörige:
    Neben dem Belegabruf und der Berechtigung zur Steuerkontoabfrage werden Sie als Empfangsbevollmächtigter hinterlegt. D. h. Sie erhalten sämtlichen Schriftverkehr für den Vertretenen.
  2. Abrufvollmacht für Angehörige:
    Sie erhalten lediglich den Belegabruf und die Berechtigung zur Steuerkontoabfrage. Eine Vertretungs-/Empfangsvollmacht ist hier nicht möglich.
Wieso kann in der Vollmacht für Angehörige nur eine Steuernummer erfasst werden?

Bei Angehörigenvollmachten gilt immer eine 1:1-Beziehung. D. h. für jede Steuernummer muss eine eigene Angehörigenvollmacht übermittelt werden.

Ich bin Angehöriger. Bekomme ich den Schriftverkehr zugesandt?

Mir einer "Vollmacht für einen Angehörigen" erhalten Sie immer den Schriftverkehr als Vertretender.

Mit einer reinen Abrufvollmacht für Angehörige erhalten Sie lediglich den Belegabruf und die Steuerkontoabfrage. Der Schriftverkehr wird dem Vertretenen zugesandt.

Warum wurden bestimmte Vollmachten zurückgewiesen? Wo kann ich die Ursache in ELSTER einsehen?

Generell ist zwischen Rückmeldungen auf Ebene der Vollmacht und Rückmeldung auf Ebene der Steuernummer zu unterscheiden.
In ELSTER können Rückmeldungen aus der Vollmachtverarbeitung immer aufgerufen werden, indem man in der Vollmachtübersicht auf die blau hinterlegten Texte klickt. Hierdurch erscheint ein Fenster mit einer Rückmeldungshistorie.

Bei Rückmeldungen auf Ebene der Vollmacht kann dabei zum Beispiel der Status "zurückgewiesen" angeklickt werden. Ein Beispiel für eine typische negative Rückmeldung auf Ebene der Vollmacht wäre:
 
"Das zur persönlichen IdNr. gespeicherte Geburtsdatum stimmt nicht mit dem Geburtsdatum in der Vollmacht überein. Bitte kontrollieren Sie Ihre Angaben zur IdNr./Geburtsdatum."
 
Bei Rückmeldungen auf Ebene der Steuernummer kann der Status "aktiv" oder "inaktiv" angeklickt werden.
Beispiele für eine typische negative Rückmeldung auf Ebene der Vollmacht:
 
"Es wurde eine Steuernummer übermittelt, deren Steuerkonto nicht mehr aktiv ist. Das Konto zur Steuernummer xxx befindet sich im Status K - Aktenabgabe."
 
oder 

„Die Vollmacht kann nicht auf der genannten Steuernummer xxx verwendet werden, da der Vollmachtgeber nicht eindeutig als Inhaber dieses Steuerkontos identifiziert werden konnte. Der Grund hierfür ist eine Abweichung bei der Überprüfung der Firmennamen. Bitte gleichen Sie die von Ihnen erfassten Daten mit den Stammdaten im jeweiligen Finanzamt ab und übersenden Sie ggf. die Steuernummer zur Vollmacht erneut.“

Meine Adresse hat sich geändert. Wo muss ist dies mitteilen?

Für einen registrierten Vollmachtnehmenden gibt es in ELSTER unter "Formulare & Leistungen" > "Vollmachten verwalten" > "Änderung der Vollmachtnehmeradressdaten". Dort können alle bei der Registrierung zum Vollmachtnehmenden angegebenen Adressdaten geändert werden.
Im Anschluss versendet ELSTER eine Bestätigung in das dortige E-Mail-Postfach.
 
Zusätzlich ist die neue Adresse dem für das eigene Steuerkonto zuständigen Finanzamt mitzuteilen (z.B. postalisch oder über ELSTER > "Formulare & Leistungen" > "Alle Formulare" > "Anträge und Mitteilungen").

Wo hinterlege / ändere ich meine E-Mailadresse für die DIVA-Bekanntgabe?

Über ELSTER > "Mein Profil anpassen" gibt es unter "Allgemeine Angaben" die Möglichkeit eine E-Mailadresse erstmalig zu erfassen oder zu ändern.
oder:
ELSTER > "Mein Benutzerkonto" > "E-Mail-Einstellungen" > "E-Mail-Adresse ändern".

Wer kann mir bei Fragen und Problemen zu elektronischen Vollmachten weiterhelfen?

Bei Fragen zu elektronischen Vollmachten wenden Sie sich bitte an das Team der Vollmachtdatenbank.

Weitere Informationen

Meine Frage war hier nicht aufgeführt. Wo finde ich weitere Informationen?

Detailliertere Informationen zu elektronischen Vollmachten finden Sie unter  www.vollmachten.hessen.de.

Wer kann mir bei Fragen und Problemen zu elektronischen Vollmachten weiterhelfen?

Bei Fragen zu elektronischen Vollmachten wenden Sie sich bitte an das  Team der Vollmachtdatenbank.