Ihre aktuellen ELStAM werden in jeder Lohnabrechnung ausgewiesen. Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit Ihre aktuellen ELStAM in Mein ELSTER abzurufen. Bei Ehegatten/Lebenspartnern muss jeder Ehegatte/Lebenspartner für den Abruf der ELStAM ein eigenes Zertifikat in Mein ELSTER erzeugen.

Voraussetzungen

• für die Auskunft unter  www.elster.de: Signaturzertifikat (erhältlich nach Registrierung im Bereich Benutzergruppen / Privatpersonen / Informationen / Elektronische Lohnsteuerkarte / ELStAM)

• für die Registrierung: E-Mailadresse und Ihre Steueridentifikationsnummer

Verfahrensablauf

• Melden Sie sich unter "Mein ELSTER" (Online-Finanzamt www.elster.de) mit Ihrem Signaturzertifikat an.
• Beantragen Sie im Bereich "Formulare & Leistungen" die Auskunft zur Elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStAM).

Aktuelle Vordrucke zu den unten aufgelisteten Formularen finden sie im Formular‑Management‑System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung

• Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung
• Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung
• Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug
• Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern
• Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen
• Erklärung zum dauernden Getrenntleben
• Erklärung zur Wiederaufnahme der ehelichen Gemeinschaft/der Lebenspartnerschaft nach dem Lebenspartnerschaftsgesetz
• Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung (für den Lohnsteuerabzug) für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer
• Antrag bei erweiterter unbeschränkter Einkommensteuerpflicht
• Antrag für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer auf Erteilung einer Bescheinigung über die Freistellung des Arbeitslohns vom Steuerabzug auf Grund eines Abkommens zur Vermeidung der Doppelbesteuerung
• Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung nach dem Auslandstätigkeitserlass

Die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt kann individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgen; sie wird dadurch wesentlich beschleunigt.
Durch die klare Zuständigkeit des Finanzamts für die Änderung sämtlicher Lohnsteuerabzugsmerkmale werden unnötige Wege vermieden.

Erstmaliger Beschäftigungstermin / Arbeitgeberwechsel

Im ELStAM-Verfahren benötigt Ihr Arbeitgeber nur noch Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer, sowie die Auskunft, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Damit ist Ihr Arbeitgeber berechtigt, Ihre ELStAM abzurufen. Die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist grundsätzlich nicht notwendig.

Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Wer führt Änderungen durch?

Die Finanzämter sind für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) zuständig.

Folgende Aufgaben werden vom Finanzamt durchgeführt:

• Eintragung von antragsgebundenen Freibeträgen, zum Beispiel für Wege zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte
• Steuerklassenänderungen, zum Beispiel
  • Eintragung der Steuerklasse 2 (zum Beispiel nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden)
  • Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse, zum Beispiel Steuerklasse 1 statt 3 oder 4
  • Steuerklassenwechsel zwischen 3/5, 4/4 oder 4/4 mit Faktor
• Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten/Lebenspartner beziehungsweise Änderungen nach Beendigung der Trennung
• Eintragung von Kinderfreibeträgen
• Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale

Folgende Änderungen werden von der Meldebehörde durchgeführt:

Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie zum Beispiel

• Kirchenein- oder Kirchenaustritt
• Eheschließung und Begründung einer Lebenspartnerschaft
• Geburt, Adoption oder Tod

werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.

Von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erfolgt eine direkte Datenweitergabe an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Der Weg zum Finanzamt ist nur noch dann erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenwahl (etwa von 4/4 auf 3/5) oder die Übertragung eines Kinderfreibetrages gewünscht wird.

Welche Änderungen meiner ELStAM muss ich dem Finanzamt mitteilen?

Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die gespeicherten Daten von den Lebensverhältnissen zu Ihren Gunsten abweichen.
Beispiel: Vergabe der Steuerklasse 1 ab 2021, weil Sie sich in 2020 vom Ehe-/Lebenspartner getrennt haben und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse 3 weggefallen ist.
Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse 2 vergeben ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahres jedoch entfällt.

Haben Sie einen Freibetrag (z. B. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) beantragt und ändern sich die Verhältnisse zu Ihren Ungunsten, dann haben Sie dies dem Finanzamt umgehend anzuzeigen. Sie können die Änderungen auch papierlos über Mein ELSTER an Ihr zuständiges Finanzamt übermitteln.

Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug in Ausnahmefällen

Das Finanzamt stellt Ihnen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nur noch dann aus, wenn

• falsche ELStAM gespeichert sind und diese aus technischen Gründen zurzeit nicht korrigiert werden können (§ 39 Absatz 1 Satz 2 EStG).
• Sie unbeschränkt steuerpflichtig sind, aber keine Identifikationsnummer zu vergeben ist (§ 39e Absatz 8 EStG) - siehe 8.2
• Sie beschränkt steuerpflichtig sind, zum Beispiel als Grenzpendler oder Saisonbeschäftigter, oder nach § 1 Absatz 2 oder Absatz 3 EStG unbeschränkt steuerpflichtig sind und einen Freibetrag/die Freistellung von Arbeitslohn aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens beantragen - siehe 8.1

In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zugrunde legen.

Bei der Sperrung aus technischen Gründen wird mit Ausstellung der oben genannten Bescheinigung für den Arbeitgeber so lange eine Sperrung des Abrufs Ihrer ELStAM gespeichert, bis die Daten berichtigt sind. Ändern sich währenddessen die Lohnsteuerabzugsmerkmale, trägt Ihr Finanzamt die Änderungen auf der originalen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ein (zum Beispiel Eintragung eines erstmals beantragten Freibetrages). Ein Nachweis der Änderungen durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ist nicht mehr zulässig. Nach Wegfall der technischen Gründe wird die Sperre durch das Finanzamt aufgehoben.
Beispiel: Sie sind verheiratet, die Gemeinde hat aber nicht die Identifikationsnummer für beide Ehegatten übermittelt. Ihr Finanzamt kann in der ELStAM-Datenbank die beantragte Steuerklassenkombination 3/5 nicht speichern, da Sie steuerlich noch als ledig gelten. Es stellt zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Abruf der Daten. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug auf Grundlage dieser neu ausgestellten Bescheinigung durchzuführen. Sie geht den abgerufenen ELStAM vor. Das Finanzamt klärt gemeinsam mit der Gemeinde den Grund für die fehlende Identifikationsnummer auf. Nach der Klärung wird die Steuerklassenkombination 3/5 gespeichert und die Sperrung aufgehoben.

Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung. Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zur Anfrage und zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Dazu ist eine Registrierung mit IdNr. in Mein ELSTER notwendig.

Sie können auf Antrag bei Ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf Ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung). Der hierfür notwendige Antrag (Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen - ELStAM - ) kann mittlerweile papierlos über Mein ELSTER gestellt werden. Darüber hinaus ist das Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM.

Bekommt Ihr Arbeitgeber aufgrund einer durch Sie veranlassten Sperrung keine Informationen zu Ihren ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern.

Was macht die Datenübermittlung sicher?

Die Übermittlung der Daten erfolgt durch Authentifizierung des Übermittlers verschlüsselt.

Wie wird der Zugriffschutz auf die Datenbank der Lohnsteuerabzugsmerkmale gewährleistet?

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

• Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
• Die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• Das Geburtsdatum des Arbeitnehmers

Wie werde ich über meine ELStAM informiert?

Ihre aktuellen ELStAM werden in jeder Lohnabrechnung ausgewiesen. Auskünfte zu den ELStAM erhalten Sie außerdem auch bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder durch Einsichtnahme in Mein ELSTER.

Wie lange werden Zugriffsdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert?

Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland

Wenn Sie als Arbeitnehmer gemäß § 1 Absatz 4 EstG beschränkt einkommensteuerpflichtig sind, ist seit dem 1. Januar 2020 der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren möglich. Voraussetzung für Ihre Teilnahme als Arbeitnehmern am ELStAM-Verfahren ist die Zuteilung einer Identifikationsnummer. Wenn Sie nach § 1 Absatz 4 Einkommensteuergesetz beschränkt einkommensteuerpflichtig sind und Ihnen bisher noch keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt wurde, können Sie bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt einen Antrag auf Vergabe einer Identifikationsnummer nach § 39 Abs. 3 EStG stellen und diese anschließend an Ihren Arbeitgeber weitergeben. Der Vordruck zur Beantragung der Identifikationsnummer kann auf dem Formularserver des Bundes (www.formulare-bfinv.de) abgerufen werden.

Die Teilnahme am ELStAM-Verfahren gilt noch nicht für Fälle, in denen Sie beschränkt steuerpflichtig sind und Sie einen Freibetrag im Sinne des § 39a EStG beantragen.
In diesen Fällen und auch in Fällen, in denen Sie nicht nach § 1 Absatz 1 Einkommensteuergesetz unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt wurde und/oder Sie einen Freibetrag/die Freistellung von Arbeitslohn aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens beantragen wollen, stellt Ihnen auf Antrag das Betriebsstättenfinanzamt Ihres Arbeitgebers eine (Papier-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus.

Dies gilt auch, wenn Sie zum Beispiel Auslandsbedienstete oder Grenzpendler– § 1 Absatz 2 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz – sind.

Das Finanzamt trägt die maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und gegebenenfalls einen Frei- oder Hinzurechnungsbetrag ein (§ 39 Absatz 3 Einkommensteuergesetz).

Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer

Haben Sie Ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland und wurde Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer mitgeteilt, legt Ihr Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale längstens für einen Zeitraum von drei Monaten zugrunde. Sie haben so die Möglichkeit innerhalb dieser drei Monate eine neue Identifikationsnummer zu beantragen (www.identifikationsmerkmal.de). Wird nach Ablauf von drei Monaten keine steuerliche Identifikationsnummer dem Arbeitgeber vorgelegt, hat er für die Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse 6 anzuwenden. In den Fällen, in denen Sie die Nichtvorlage der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten haben, besteht die Möglichkeit, eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch Ihr zuständiges Wohnsitzfinanzamt ausstellen zu lassen.

Darüber hinaus stellt das für Sie zuständige Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus, wenn Sie im Inland einen gewöhnlichen Aufenthalt haben.

Kinderfreibeträge für Kinder unter 18 Jahren

Grundsätzlich wird die Änderung der melderechtlichen Daten von Kindern bei Geburt, Adoption, Tod, Zuzug aus dem Ausland oder Wegzug ins Ausland nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden vorgenommen.

Die Datenweitergabe dieser melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung zur Änderung der ELStAM erfolgt automatisch. Der zusätzliche Weg zum Finanzamt für einen Antrag zur Änderung der ELStAM ist dann grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Ausnahme: Kinder, die mit Hauptwohnsitz nicht in derselben Gemeinde gemeldet sind wie der Elternteil.

In diesen Fällen müssen Sie beim Wohnsitzfinanzamt (einmalig) unter Vorlage der Geburtsurkunde die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages bis zur Volljährigkeit des Kindes beantragen. Den hierfür notwendigen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung können Sie auch papierlos über Mein ELSTER stellen.

Auch für Kinder unter 18 Jahren, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben, muss die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages immer beim Finanzamt beantragt werden. 

Den hierfür notwendigen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung können Sie ebenfalls papierlos über Mein ELSTER stellen.

Unterdrückung / Reaktivierung eines Kinderfreibetrags

Durch den Abruf der ELStAM erhält Ihr Arbeitgeber auch Auskünfte über die Anzahl Ihrer Kinderfreibeträge. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt.

Behinderten-Pauschbeträge

Eintragungen und Änderungen bei Pauschbeträgen wie

• Eintrag eines Behindertenpauschbetrages
• Übertrag eines Behindertenpauschbetrages für den Ehegatten/Lebenspartner
• Übertrag eines Behindertenpauschbetrages auf die Eltern
• Aufteilung von Behindertenpauschbeträgen auf verschiedene Arbeitsverhältnisse

werden immer durch das Finanzamt durchgeführt.

• BMF-Anwendungsschreiben vom 8. November 2018 (BStBl I 2018,1137)
• BMF-Anwendungsschreiben vom 7. November 2019 (BStBl I 2019,1087)